1. Objet
La présente charte a pour objet de déterminer les règles relatives à la collecte et au traitement des données par le Cabinet Lexel Juridique & Fiscal (ci-après « le Cabinet ») auprès de ses clients (ci-après « les Clients »).
Les salariés du Cabinet, ses sous-traitants et hébergeurs travaillant en collaboration avec le Cabinet dans le cadre d’une mission spécifique s’engagent à respecter les dispositions de la présente charte et à contribuer à leur bonne application.
2. Engagement de confidentialité
De par son activité de cabinet de conseils juridiques et fiscaux, le Cabinet collecte et traite des données confidentielles et sensibles se rapportant aux Clients et à leurs activités.
Concernant les données confidentielles et sensibles, sauf autorisation expresse des Clients ou réquisition par toutes instances policières, judiciaires, fiscales, sociales ou toutes autres autorités publiques telles que prévues à l’article 3 ci-après, le Cabinet s’engage à :
- les conserver et à ne pas les communiquer ni les divulguer à un tiers, et s’interdire de les utiliser à des fins autres que celles liées à l’exécution de la (des) mission(s) qui lui a (ont) été confiée(s) ;
- ce qu’elles ne soient utilisées, par lui-même, par ses salariés, ses sous-traitants et hébergeurs ou par des tiers susceptibles d’en avoir connaissance dans le cadre de leur activité, que pour les besoins du traitement des dossiers juridiques et fiscaux confiés au Cabinet ;
- à limiter, par tous les moyens appropriés, leur diffusion totale ou partielle et leur utilisation aux seuls salariés du Cabinet directement chargés de l’étude et le traitement desdits dossiers, le Cabinet faisant en sorte que ses salariés, dont il est chargé de communiquer leurs noms et adresses aux Clients, maintiennent la confidentialité des données fournies.
Le Cabinet s’interdit de prendre contact directement ou indirectement auprès des employés, cadres et mandataires sociaux, fournisseurs ou clients des sociétés concurrentes des Clients, sans y avoir été préalablement autorisé par écrit par ces derniers, le Cabinet prenant l’engagement d’adresser à ses clients toute demande d’information et toute correspondance y afférente.
Le Cabinet et ses salariés, ses sous-traitants et hébergeurs ainsi que les personnes physiques ou morales formant un groupement avec le Cabinet en vue de répondre à des offres, s’engagent à respecter la confidentialité des données qui leur sont fournies.
Le Cabinet met en œuvre toutes les mesures nécessaires à la préservation de la confidentialité de ces données.
3. Limitation de l’application de la présente charte
La présente charte ne s’applique pas :
- aux données qui sont déjà mises à disposition du public au moment où elles sont transmises au Cabinet ni à celles qui viendraient à devenir publiques en dehors des cas de non-respect par ce dernier des engagements pris dans le cadre de la présente charte ;
- si lesdites données ont été demandées par toutes instances policières, judiciaires, fiscales, sociales ou autres autorités publiques en vertu des dispositions légales et réglementaires en vigueur.
4. Données collectées et traitées
La collecte de données effectuée par le Cabinet auprès de ses clients est systématiquement fondée sur le consentement de ces derniers ou sur une obligation légale.
Cette collecte est restreinte aux données strictement nécessaires à la réalisation par le Cabinet des missions qui lui sont confiées.
4.1 Données des clients potentiels
Le Cabinet collecte les données personnelles des clients potentiels ayant souhaité prendre contact avec lui via le formulaire de contact en ligne. Ces données sont nécessaires en vue de répondre à la demande de prise de contact desdits clients.
Les données obligatoires sont le nom, le prénom, l’adresse e-mail des clients concernés et le sujet qu’ils souhaitent aborder ainsi que tout document de nature à permettre une meilleure compréhension de leurs problématiques.
4.2 Données des clients du Cabinet
En plus des données collectées dans le cadre de la prise de contact avec le Cabinet, les Clients sont amenés à fournir à ce dernier des données sensibles et confidentielles pour les besoins du traitement des dossiers.
4.3 Données des salariés du Cabinet
Le Cabinet collecte et traite certaines données personnelles de l’ensemble de ses salariés. Ces données ne sont collectées qu’à des fins légales ou d’archivage. Le Cabinet s’engage à ne pas utiliser ces informations pour prendre des décisions concernant lesdits salariés sur la base desdites informations sans les en informer expressément.
Les documents établis par le Cabinet concernant ses salariés tels que les fiches d’évaluation, les fiches de paie et les cartes de visite sont conservées à des fins de bonne gestion du Cabinet. Les personnes concernées sont averties de l’existence de tels documents et de leurs droits relatifs à ces documents.
5. Durée et lieu de conservation des données
Le Cabinet se réserve le droit de conserver les données collectées auprès des Clients, sauf obligation légale ou demande expresse contraire des Clients, à la fin des relations commerciales liant le Cabinet et les Clients, matérialisée notamment par la résiliation des contrats d’abonnement et/ou de secrétariat juridique.
Les données collectées auprès des salariés du Cabinet sont conservées selon les durées légales. En l’absence de durée légale, le Cabinet se réserve le droit de les conserver pour une durée indéterminée.
L’ensemble des données collectées, aussi bien auprès des Clients que des salariés du Cabinet est conservé sur un serveur sécurisé dédié à cet effet au sein du Cabinet. Des mesures techniques et organisationnelles pourraient être mises en place afin d'assurer la sécurité desdites données.
6. Sécurité des données
6.1 Mesures internes au Cabinet
Afin d’assurer la sécurité des données traitées, le Cabinet se soumet de manière régulière à des audits de sécurité comprenant des tests d’intrusion dans le système informatique du Cabinet.
Le Cabinet forme ses salariés aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données par l’envoi de documentations régulières.
Le Cabinet s’engage vis-à -vis des Clients à agir au mieux pour garantir la sécurité et la confidentialité des données fournies par ces derniers.
Les salariés du Cabinet informent sans délai les Associés et le Service Informatique du Cabinet en cas de suspicion d’atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des données.
6.2 Mesures relatives aux sous-traitants et hébergeurs et aux autres personnes avec lesquelles le Cabinet souhaite travailler
Le Cabinet choisit ses sous-traitants et hébergeurs ainsi que les autres personnes avec lesquelles il souhaite travailler, en tenant compte de leur capacité à garantir la sécurité des données qui leur sont confiées.
Le Cabinet s’assure régulièrement que les personnes indiquées au paragraphe ci-dessus soient en mesure d’assurer en permanence cette sécurité.
7. Responsable du traitement des données
Le Cabinet désigne comme responsable du traitement des données :
Monsieur Frédéric RANJATOELY Zone Tana Water Front Ambodivona, Escalier C Antananarivo 101 – Madagascar frederic.r@lexel.mg
Le responsable du traitement est chargé d’assurer la bonne application des dispositions légales relatives au traitement des données, le respect de la présente charte ainsi que l’effectivité des droits des personnes concernées par le traitement de leurs données.
Les coordonnées du responsable du traitement des données sont indiquées sur le site internet du Cabinet et sont notifiées à ses salariés.
En cas de modification de l’identité du responsable du traitement des données, le Cabinet s’engage à informer les Clients par écrit et sans délai.
8. Engagement des salariés du Cabinet
Les salariés du Cabinet s’engagent à agir dans le respect de la présente charte et en vertu de la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles.
Par la signature de la présente charte, les salariés du Cabinet certifient avoir pris connaissance de son contenu.
